Innenausschuss berät über elektronischen Versand von Unterlagen für Gemeinderäte

Stuttgart. Wie viele Kommunen in Baden-Württemberg haben beim Versand von Unterlagen für Gemeinderäte von Papierform auf ein elektronisches Verfahren umgestellt? Mit dieser Frage befasste sich der Innenausschuss am Mittwoch, 21. Januar 2015, anlässlich der Beratung eines entsprechenden Antrags der Grünen-Fraktion, wie der Vorsitzende des Gremiums, der SPD-Abgeordnete Walter Heiler, mitteilte. Zwar lägen keine gesicherten Informationen darüber vor, ob sich ein genereller Trend zu papierlosen Verfahren abzeichne. Jedoch nehme nach Einschätzung der Landesregierung der elektronische Versand von Dokumenten zu. Der Ausschuss sei sich einig gewesen, dass die Entscheidung, ob die Papier- oder die elektronische Form gewählt werde, von den Kommunen selbst getroffen werden müsse. Regelungen und Vorgaben der Landesregierung oder des Landtags seien bei diesem Thema nicht notwendig.

Nach Angaben Heilers haben eine Reihe von Kommunen elektronische Informationssysteme eingerichtet, über die teilweise auch Sitzungsunterlagen abgerufen werden können. Der Anteil der Gemeinderatsmitglieder, die sich Beratungsunterlagen nur noch digital zukommen lassen, variiere je nach Kommune. So liege der Anteil etwa in Stuttgart und Pforzheim bei null Prozent, in Baden-Baden dagegen bei 40 und in Villingen-Schwenningen bei 88 Prozent. Die Frage, in welchem Verhältnis Einsparungen durch den Verzicht auf Druck und Versand von Unterlagen zu den Anschaffungs- und Betriebskosten von mobilen Geräten und den dazugehörigen Softwaresystemen stünden, beantworteten die Kommunen unterschiedlich. So werde zum Beispiel in Baden-Baden geschätzt, dass sich der Kauf von Tablet-Computern in rund zwei Jahren ausgleiche. In Pforzheim werde davon ausgegangen, dass die Kosten für den Druck aller Sitzungsunterlagen in einer Amtsperiode die Anschaffungskosten der Tablets überstiegen, berichtete der Ausschussvorsitzende.

Wie Heiler ausführte, ist eine Umstellung von Papierform auf elektronische Unterlagen aus ökologischer Sicht dann sinnvoll, wenn ein papierloses Verfahren nachweisbar geringere Umweltauswirkungen hat. Wissenschaftliche Untersuchungen zur ökologischen Vergleichbarkeit eines papierlosen Informationssystems und der Verwendung gedruckter Dokumente seien der Landesregierung jedoch nicht bekannt. Eine Bewertung aufgrund der Ökobilanz sei mangels einer belastbaren Daten- und Erkenntnisgrundlage nicht möglich, erklärte Heiler.

Für die Abläufe in den Gemeindeverwaltungen sei der elektronische Unterlagenversand zeit- und personalsparend. Ökonomische Effekte ergäben sich bei Kommunen dadurch, dass Kosten für Papier und den Druck eingespart werden könnten. Erfahrungen aus der kommunalen Arbeit zeigten jedoch, dass nahezu alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei Gemeinderatssitzungen ausgedruckte Unterlagen nutzten, selbst wenn sie diese in Informationssystemen heruntergeladen oder auf elektronischem Weg zugeschickt bekommen hätten. Dies habe zur Folge, dass sich die Einspareffekte beim Absender durch das Ausdrucken beim Empfänger ausglichen, so der Ausschussvorsitzende.